İşveren İçin Personel Özlük Dosyası

İşveren İçin Personel Özlük Dosyası Zorunluluğu

Personel ve işveren arasında iş akdi doğduğunda iki tarafın da birbirine karşı pek çok sorumluluğu bulunuyor. Personel, belirli saatlerde iş yerinde bulunma, işvereni tarafından verilen işleri istenen saatlerde tamamlama, işyeri yönetmeliğine uygun bir kılık kıyafet ile işe gitme gibi sorumluluklara sahipken; işverenin de personelinin can güvenliğini sağlamak, belirttiği dönemlerde maaş ödemesini yapmak ve personelin haklarını korumak gibi sorumlulukları bulunuyor.

İşveren bir personel çalıştırdığında, sorumluluğu yalnızca personele karşı olmuyor. İşveren aynı zaman da İş Kanunu’na karşı da belli başlı bir takım sorumluluklar taşıyor. İşverenin, çalıştırdığı her personel için personel özlük dosyası düzenleme gerekliliği de bu sorumlulukların arasında yer alıyor.

Personel Özlük Dosyası Nedir?

Personel özlük dosyası, işverenin İş Kanunu uyarınca düzenlemek zorunda olduğu, içerisinde personelinin şahsi bilgilerinin, eğitim bilgilerinin ve daha önceki iş tecrübelerine dair bilgilerinin bulunduğu doküman anlamına geliyor. İşveren, bu dosyada her alan bilgileri üçüncü şahıslarla paylaşmama ve denetim durumlarında yetkili memurlar ile paylaşma sorumluluğunu taşıyor.

İşyerlerinde bu dosyaların düzenlenmesi, genellikle İnsan Kaynakları Departmanı tarafından yapılıyor. Personel özlük dosyasının tek bir seferde oluşturulması ve rafa kaldırılması yeterli olmuyor. Personelin bilgileri güncellendikçe, dosyanın da buna uygun olarak revize edilmesi gerekiyor. Personel özlük dosyasının eksiksiz bir şekilde oluşturması, işvereni denetim, yasa ve davalar karşısında avantajlı konuma getiriyor. Personel hakları korunması açısından da özlük dosyaları büyük önem taşıyor.

Personel Özlük Dosyası Neleri İçerir?

Standart bir personel için işe girişte, personel özlük dosyasını düzenleyen departmana iletmesi gereken belli başlı evraklar bulunuyor. Nüfus cüzdanı fotokopisi, ikametgah, sağlık raporu, adli sicil kaydı, diploma fotokopisi, vesikalık fotoğraf, askerlik durumu belgesi gibi bu evrakların personel tarafından, işe başlamadan en geç bir gün önce işverene iletilmesi gerekiyor.

Önceden iletilen evraklar, İnsan Kaynakları Departmanının, personelin başladığı gün sigortasını başlatmasını sağlıyor. Personel, kendi tarafında getirmesi gereken evrakları tamamladıktan sonra, özlük dosyasına işveren tarafından SGK işe giriş bildirgesi ve iş sözleşmesinin eklenmesi gerekiyor.

Her iş yerinin, personeli için mutlaka iş sözleşmesi oluşturması ve personelin imzalamış olduğu şekli ile bu evrakı özlük dosyasına eklemesi gerekiyor. Tüm bu evraklar, işyeri hakları ve personel hakları için büyük önem taşıyor.

Personel ve işveren arasında iş akdi devam ettikçe özlük dosyasının da güncellenmesi devam ediyor. Personelin çıktığı izinlerin tarihleri ve izin belgelerinin, iş göremezlik raporlarının, performans değerlendirme formlarının ve iş kazası tutanağı gibi kanunu ilgilendiren belgelerin, özlük dosyasına düzenli olarak eklenmesi gerekiyor.

Bir personelin işten ayrılması durumunda da özlük dosyasına eklenmesi gereken belgeler bulunuyor, SGK işten ayrılış bildirgesi, imzalı istifa dilekçesi ve ibraname gibi bu evrakların personel özlük dosyasına eklenmesi ve diğer resmi evraklar ile birlikte muhafaza etmesi, işvereni uzun vadede karşısına çıkabilecek dava durumlarından koruma görevi üstleniyor.